Wysyłka do KSeF

Wysyłka faktur do KSeF

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to narzędzie wprowadzone przez Ministerstwo Finansów,
które stopniowo staje się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Jeśli wystawiasz faktury
w Polsce, prędzej czy później będziesz musiał z niego korzystać.

Spokojnie - z faktura-online.pl jesteś gotowy na wszystko. Już wkrótce nasz program zostanie
zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur, umożliwiając automatyczne przesyłanie faktur
bezpośrednio do systemu.

Poniżej znajdziesz praktyczne informacje: jak zacząć, co trzeba zrobić i jak działa integracja z
KSeF w naszym programie do faktur?

Czym jest KSeF i kiedy będzie obowiązkowy?

KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która służy do wystawiania i odbierania
faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Docelowo wszystkie faktury będą trafiały
właśnie tam - zarówno sprzedażowe, jak i kosztowe, zaliczkowe czy korygujące.

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF następuje etapami:

• Od 1 lutego 2026 r. - obowiązek dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie.


• Od 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek dla wszystkich pozostałych podatników, w tym nievatowców.


• Do września 2026 r. - czas dla przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo.

Jak założyć konto w KSeF?

Aby zacząć korzystać z KSeF, musisz założyć indywidualne konto powiązane z Twoją firmą. Zrobisz to tak:

1. Wejdź na stronę ksef.mf.gov.pl


2. Zaloguj się przez Profil Zaufany, e-Dowód lub certyfikat kwalifikowany


3. Po zalogowaniu załóż konto firmy i wygeneruj token autoryzacyjny.

Token będzie potrzebny do integracji programu faktura-online.pl z Krajowym Systemem e-Faktur.

Co oznacza integracja programu do faktur z KSeF w praktyce?

Integracja programu do faktur z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) to nic innego jak techniczne połączenie Twojego systemu fakturowania z rządowym serwerem, na którym przechowywane są wszystkie faktury ustrukturyzowane.

Dzięki takiej integracji nie musisz ręcznie przesyłać każdej faktury do KSeF - robi to za
Ciebie Twój program. W praktyce oznacza to, że po wystawieniu dokumentu sprzedaży, system
automatycznie łączy się z KSeF, przesyła fakturę i odbiera potwierdzenie jej przyjęcia.
Dzięki temu nie tylko oszczędzasz czas, ale też unikasz błędów, które mogą się zdarzyć przy
ręcznym wgrywaniu plików XML. Dodatkowo masz pewność, że Twoje dokumenty są zgodne z
obowiązującym standardem KSeF i zawsze trafią tam, gdzie trzeba.

To rozwiązanie szczególnie przydatne w firmach, które wystawiają wiele faktur miesięcznie -
automatyzacja wysyłki oznacza większą kontrolę, porządek i mniej stresu związanego z
dostarczeniem dokumentów.

Jak zintegrować KSeF z programem faktura-online.pl?

Program faktura-online.pl jest w pełni przygotowany do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur
- integracja nastąpi natychmiast po opublikowaniu ostatecznych wytycznych i struktury
KSeF przez Ministerstwo Finansów. Zespół techniczny już teraz pracuje nad implementacją
wymaganych rozwiązań, aby cały proces przebiegł sprawnie, zgodnie z przepisami i z pełnym
uwzględnieniem potrzeb użytkowników.

W momencie uruchomienia integracji każdy użytkownik programu do faktur otrzyma
automatyczne powiadomienie w systemie o możliwości połączenia swojego konta z KSeF.
Proces ten będzie prosty, przejrzysty i możliwy do przeprowadzenia bez specjalistycznej wiedzy -
cały mechanizm został zaprojektowany tak, aby użytkownik mógł aktywować integrację w kilku
krokach.

Co ważne, dokładna instrukcja integracji programu do faktur z KSeF pojawi się właśnie w
tym miejscu - krok po kroku pokażemy, jak połączyć konto z KSeF, jak wysyłać faktury
ustrukturyzowane i jak zarządzać całością z poziomu programu. Dzięki temu już teraz wiesz, gdzie
szukać sprawdzonych informacji

Wysyłka faktur do KSeF z programu - jak to działa?

Dobra wiadomość: jeśli wystawiasz faktury w programie faktura-online.pl, nie musisz zmieniać
swoich dotychczasowych nawyków. Proces tworzenia faktury pozostaje dokładnie taki sam -
wybierasz klienta, dodajesz produkty lub usługi i zapisujesz dokument. Jedyna nowość, jaka się
pojawi, to dodatkowa informacja przy przycisku „Wyślij”, która będzie wskazywać, że faktura
zostanie automatycznie przekazana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Aby jednak wysyłka faktur do KSeF była możliwa, musisz wcześniej wkleić swój indywidualny
token autoryzacyjny z KSeF do ustawień programu faktura-online.pl. Tylko wtedy systemy zostaną
ze sobą połączone, a faktury będą mogły być poprawnie przesyłane i rejestrowane w KSeF. Bez
aktywnego tokena wysyłka nie będzie możliwa.

Po wysłaniu dokumentu do KSeF, status faktury będziesz mógł na bieżąco śledzić
bezpośrednio w programie - zobaczysz, czy została dostarczona i poprawnie przyjęta przez
system ministerialny. Dzięki temu nie musisz logować się do zewnętrznych portali ani
samodzielnie niczego sprawdzać - cały proces odbywa się z poziomu jednego programu, który
już znasz i z którego codziennie korzystasz.

Wysyłaj faktury do KSeF bez komplikacji - dzięki faktura-online.pl

Korzystając z faktura-online.pl, możesz wystawiać i wysyłać faktury do KSeF bez stresu, bez
zbędnych formalności i bez dodatkowych kosztów - wszystko z poziomu jednego, przejrzystego
narzędzia.

Dostosowujemy program do realnych potrzeb polskich przedsiębiorców - dlatego
niezależnie od tego, czy korzystasz z bezpłatnego pakietu, czy z wersji rozszerzonej, masz
możliwość przesyłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur.

To oznacza, że już od pierwszego dnia działania Twojej firmy możesz pracować zgodnie z
przepisami i mieć spokojną głowę. Wystawiasz fakturę tak, jak zawsze - a my zajmujemy się jej
wysyłką do KSeF i bieżącym śledzeniem statusu.

Co jeszcze warto wiedzieć o KSeF?

Choć Krajowy System e-Faktur może wydawać się na początku wyzwaniem, warto wiedzieć, że
dobrze wdrożony - staje się narzędziem ułatwiającym codzienne funkcjonowanie firmy. Jedną z
mniej oczywistych zalet KSeF jest automatyczne archiwizowanie faktur na serwerach
Ministerstwa Finansów przez 10 lat, co zwalnia przedsiębiorców z obowiązku lokalnego
przechowywania kopii faktur w wersji elektronicznej. To realna oszczędność miejsca i
bezpieczeństwo danych.

Warto także pamiętać, że faktury przesłane do KSeF są dostępne dla kontrahenta
natychmiast po ich zatwierdzeniu, co może skrócić czas oczekiwania na płatność i usprawnić
procesy finansowe w Twojej firmie. Co ważne - numeracja faktur nie musi być kontynuowana z
dotychczasowej serii - KSeF przypisuje własny unikalny identyfikator, więc możesz prowadzić
równolegle różne serie dokumentów dla różnych klientów lub działów.

Dla przedsiębiorców ważna jest również kwestia dostępów - możesz nadać uprawnienia do
KSeF nie tylko sobie, ale także księgowej, pracownikom lub biuru rachunkowemu, co
znacznie usprawnia współpracę bez konieczności każdorazowego przekazywania dokumentów. A
jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną lub okazjonalną - pamiętaj, że do korzystania z
KSeF potrzebne jest nadanie numeru NIP - bez niego system nie działa

Na koniec: śledź na bieżąco komunikaty Ministerstwa Finansów oraz aktualizacje w naszym
programie do faktur. Dzięki temu unikniesz nieprzyjemnych niespodzianek i zawsze będziesz
przygotowany na zmiany.

Załóż darmowe konto i miej spokój z KSeF

Jeśli prowadzisz firmę, wiesz, że czas to pieniądz – a KSeF nie musi go zabierać. Dzięki faktura-
online.pl możesz mieć wszystko pod kontrolą: faktury zgodne z nowymi przepisami. Co ważne -
nie musisz nic płacić, by zacząć. Wystarczy darmowe konto aby wystawić fakturę i wysłać do
KSeF, które założysz w minutę. Przygotujemy integrację z KSeF za Ciebie i powiadomimy, gdy
będzie gotowa. A gdy ten moment nadejdzie, po prostu zalogujesz się i zaczniesz działać.

Nie odkładaj tego na później - załóż konto w programie do faktur za darmo i zyskaj spokój,
wygodę i zgodność z KSeF bez stresu. Sprawdź, jak proste może być fakturowanie w 2025 roku.