Wysyłka faktur

Wysyłka faktury do klienta to jedna z najważniejszych czynności po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru. Od tego, jak szybko i poprawnie wyślemy fakturę, często zależy tempo otrzymania płatności, a tym samym płynność finansowa naszej firmy. Na szczęście z pomocą przychodzi program faktura-online.pl, który umożliwia błyskawiczne wysyłanie faktur bezpośrednio z poziomu oprogramowania, bez konieczności kopiowania danych, logowania się do poczty czy pobierania dokumentów na dysk.

Dzięki prostemu i intuicyjnemu interfejsowi możesz wysłać fakturę już w kilka sekund - zarówno od razu po jej wystawieniu, jak i z poziomu listy zapisanych dokumentów. W tym opisie pokażemy Ci, jak to zrobić krok po kroku i jakie masz możliwości.

Wysyłka faktury bezpośrednio po wystawieniu

Najwygodniejszą metodą wysyłki faktury jest skorzystanie z funkcji dostępnej bezpośrednio po wystawieniu faktury. To idealne rozwiązanie dla osób, które chcą od razu zamknąć temat i przesłać fakturę do klienta bez dalszego szukania.

Krok 1: Wystawienie faktury

Po zalogowaniu się do programu, klikamy przycisk „Wystaw fakturę” i wypełnieniu wszystkich niezbędnych danych w formularzu faktury, takich jak dane klienta, produkty, usługi, stawki VAT czy termin płatności.

Krok 2: Zapis faktury

Aby możliwa była wysyłka, faktura musi zostać zapisana w systemie. Klikamy więc przycisk „Zapisz”. Tylko zapisany dokument można przesłać e-mailem do klienta.

Krok 3: Wysyłka przez „Wyślij email”

Na górnej belce pojawia się opcja „Wyślij email”. Po jej kliknięciu otwiera się okno, w którym możemy:

• Wpisać adres e-mail ręcznie
• Skorzystać z adresu klienta wprowadzonego wcześniej w formularzu faktury, system automatycznie podpowiada ten e-mail

Po potwierdzeniu wysyłki, dokument trafia na wskazany adres w formie załącznika PDF, gotowy do pobrania i opłacenia przez klienta.

Wysyłka faktury z poziomu listy dokumentów

Nie zawsze wysyłamy fakturę od razu po jej wystawieniu. Czasem wracamy do niej później, np. po sprawdzeniu poprawności danych. W programie faktura-online.pl możemy również wysłać dokument z poziomu listy faktur.

Jak znaleźć listę dokumentów?

W głównym menu wybieramy zakładkę „Zapisane dokumenty”. Znajduje się tam tabela zawierająca wszystkie wcześniej wystawione faktury, zarówno te wysłane, jak i niewysłane.

Kolumna „Wyślij”

W tabeli dokumentów znajdziesz kolumnę oznaczoną jako „Wyślij”, w której widnieje ikona koperty. Klikając ją, otwierasz okno wysyłki, podobne do tego z poprzedniej metody.

Tutaj również możesz:

• Wprowadzić adres e-mail ręcznie
• Skorzystać z automatycznie podpowiadanego adresu klienta

To świetna opcja, gdy chcemy wysłać kilka faktur naraz lub kontrolować historię wysyłek bez konieczności wchodzenia w każdą fakturę z osobna.

Wysyłka faktury z własnego adresu e-mail

Choć najwygodniejsze jest wysyłanie faktur bezpośrednio z programu, czasem możemy chcieć wysłać je ze swojej skrzynki e-mail. Taka opcja przydaje się, gdy np. chcemy dołączyć dodatkowe informacje, napisać bardziej spersonalizowaną wiadomość lub mamy wewnętrzne procedury dotyczące wysyłki.

Jak pobrać fakturę w PDF?

1. Wystawiamy i zapisujemy fakturę w programie
2. Klikamy przycisk „Wydrukuj PDF”
   
3. Plik PDF zostaje zapisany na naszym urządzeniu (komputerze, tablecie lub smartfonie)

Jak wysłać e-mail z załącznikiem?

Otwieramy swoją skrzynkę pocztową (np. Gmail, Outlook), tworzymy nową wiadomość, załączamy pobraną fakturę w formacie PDF i wysyłamy na adres klienta.

Wyślij dowolny dokument - nie tylko fakturę

Warto wiedzieć, że w programie faktura-online.pl możesz wysyłać nie tylko klasyczne faktury VAT. Z poziomu naszego programu do fakturowania równie łatwo prześlesz proformę, fakturę korygującą, rachunek, a nawet fakturę marża, jeśli prowadzisz sprzedaż w ramach procedury marży.

Co ważne, sposób działania jest zawsze taki sam: po zapisaniu dokumentu wystarczy kliknąć przycisk „Wyślij email” lub ikonę koperty na liście dokumentów. System automatycznie podpowie Ci adres e-mail klienta, jeśli został wcześniej wpisany, a Ty jednym kliknięciem wyślesz właściwy dokument.

Nie musisz znać się na technologiach ani tracić czasu na ręczne załączanie plików, wszystko działa intuicyjnie i oszczędza Twój czas każdego dnia. Bez względu na to, jaki dokument wystawiasz, jego wysyłka zajmie Ci zaledwie kilka sekund.

Wysyłka wiadomości do klienta z programu do faktur

W programie faktura-online.pl możesz nie tylko wystawiać dokumenty sprzedażowe, ale również wysyłać bezpośrednie wiadomości e-mail do swoich klientów. To przydatna funkcja, gdy chcesz przekazać np. przypomnienie o płatności, indywidualną ofertę lub dodatkowe informacje dotyczące współpracy.

Jak to zrobić? Wystarczy przejść do zakładki „Kontrahenci”, a następnie kliknąć w przycisk „Wiadomość dla kontrahenta”. Otworzy się formularz, w którym możesz wpisać dowolną treść wiadomości, swobodnie, tak jak w zwykłym e-mailu. Po wpisaniu treści wystarczy kliknąć „Wyślij”, a wiadomość trafi na adres danego klienta.

Sprawdź archiwum wszystkich wiadomości

Chcesz mieć pewność, że faktura została wysłana do klienta? A może potrzebujesz szybko sprawdzić treść wiadomości, którą wcześniej wysłałeś z programu do faktur? W faktura-online.pl masz pełną historię wysyłek pod ręką.

Aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail wysłane z programu, wejdź do zakładki „Kontrahenci”, a następnie kliknij „Archiwum wiadomości”. Znajdziesz tam całą historię korespondencji wysyłanej z poziomu programu Do faktur, z datą, adresem e-mail odbiorcy i tematem wiadomości.

Wysyłka faktury do KSeF

Dobra wiadomość dla wszystkich użytkowników faktura-online.pl – program będzie w pełni zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Co to oznacza w praktyce? Wystawioną fakturę wyślesz do KSeF bezpośrednio z programu, jednym kliknięciem - dokładnie tak, jak wysyłasz ją e-mailem do klienta.

 Nie musisz logować się do innych systemów ani martwić się skomplikowaną konfiguracją. Program automatycznie przekaże fakturę do KSeF i pokaże Ci, czy został poprawnie dostarczony i przyjęty przez system. To ogromne ułatwienie dla każdego przedsiębiorcy, wszystko odbywa się szybko, bezpiecznie i zgodnie z przepisami.

Wysyłka faktur nigdy nie była prostsza

Wysyłka faktur w programie faktura-online.pl została zaprojektowana z myślą o maksymalnej wygodzie użytkownika. Możemy:

• Wysyłać fakturę od razu po jej wystawieniu, klikając „Wyślij email”
• Skorzystać z opcji wysyłki z poziomu listy dokumentów, klikając ikonę koperty
• Zapisać fakturę jako PDF i wysłać ją z własnego konta e-mail

W każdej z tych opcji mamy możliwość korzystania z automatycznego uzupełniania adresów e-mail klientów, co oszczędza czas i minimalizuje ryzyko pomyłki.

Dzięki elastyczności programu faktura-online.pl możesz dobrać metodę wysyłki najlepiej dopasowaną do Twojego sposobu pracy. A co najważniejsze - masz pewność, że Twoje faktury dotrą do klienta szybko, bezpiecznie i w czytelnej formie.

Chcesz mieć jeszcze większą kontrolę nad wysyłką faktur i terminowością płatności? Sprawdź też funkcję kontroli płatności, dzięki niej nie przegapisz żadnego terminu i łatwo przypomnisz klientowi o zaległościach.