KSeF

Funkcja KSeF w programie faktura-online.pl została zaplanowana jako rozwiązanie systemowe, a nie techniczna ciekawostka. Jej celem jest umożliwienie przedsiębiorcy normalnej, płynnej pracy z fakturami, przy jednoczesnym spełnieniu wszystkich wymogów formalnych, bez konieczności ręcznego nadzorowania połączenia z systemem Ministerstwa Finansów.

Integracja z KSeF

Integracja programu do wystawiania faktur faktura-online.pl będzie oparta na standardowym, bezpiecznym modelu połączenia programu z indywidualnym kontem firmy w systemie centralnym. Oznacza to, że konfiguracja odbywa się tylko raz, a dalsza komunikacja z Krajowym Systemem e-Faktur jest obsługiwana przez program.

Na obecnym etapie nie publikujemy jeszcze szczegółowej instrukcji technicznej, ponieważ finalny sposób integracji zostanie udostępniony wraz z pełną implementacją funkcji w systemie. Jest to celowe działanie. Zależy nam, aby przekazać użytkownikom wyłącznie aktualne i w pełni zgodne informacje, bez konieczności późniejszych korekt. Każdy użytkownik zostanie poinformowany o uruchomieniu integracji oraz otrzyma jasne wskazówki, jak ją aktywować.

Warto jednak podkreślić, że sam mechanizm integracji programu do faktur z KSeF nie będzie wymagał wiedzy technicznej ani zaawansowanych działań. Z perspektywy przedsiębiorcy będzie to jednorazowa czynność, po której KSeF przestanie być tematem codziennej pracy.

Jak wystawiać faktury z KSeF

Z punktu widzenia użytkownika programu najważniejsze jest to, że sposób wystawiania faktur nie ulega zasadniczej zmianie. Nadal kluczowe pozostają dane sprzedawcy i nabywcy, numer dokumentu, daty oraz pozycje sprzedaży wraz z odpowiednimi stawkami VAT. Program do fakturowania prowadzi użytkownika przez proces wystawiania dokumentu w taki sam sposób, jak dotychczas. Różnica pojawia się na etapie obsługi formalnej dokumentu. Po zapisaniu faktury na liście dokumentów program będzie mógł przekazać ją do KSeF, a użytkownik otrzyma jasną informację o statusie dokumentu. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi zastanawiać się, czy faktura została poprawnie zarejestrowana ani sprawdzać tego w zewnętrznym systemie.

Warto przeczytać: Wysyłka do KSeF

Informacje o statusie faktury

Jednym z kluczowych elementów bezpiecznej pracy z KSeF jest czytelna informacja o tym, co dzieje się z dokumentem po jego wystawieniu. Program faktura-online.pl będzie prezentował statusy faktur w sposób zrozumiały i jednoznaczny, umożliwiając szybkie sprawdzenie, czy dokument znajduje się jeszcze w wersji roboczej, czy został już przekazany do systemu centralnego.

Kontrola wysyłki faktur do KSeF

W tym narzędziu użytkownik może ustawić automatyczną wysyłkę faktur do KSeF z opóźnieniem czasowym. Mechanizm ten działa w oparciu o konkretne przedziały czasu, po których dokument zapisany na liście faktur zostaje automatycznie przekazany do systemu centralnego. Dostępne są opóźnienia wynoszące 2, 5, 10 lub 30 minut, 1 lub 2 godziny, a także opcja wysyłki zbiorczej realizowanej na koniec dnia, po godzinie 22:00. Do momentu wysyłki faktura pozostaje dokumentem roboczym i może zostać zmieniona lub poprawiona. Po przekazaniu do KSeF program zapisuje informację o statusie dokumentu, czasie wysyłki oraz numerze nadanym przez system centralny.

Automatyczna obsługa KSeF

KSeF w naszym systemie nie jest zaprojektowany jako funkcja wymagająca ciągłej uwagi użytkownika. Wręcz przeciwnie, jego rolą jest odciążenie przedsiębiorcy z obowiązków technicznych i formalnych, które w nowym modelu fakturowania mogłyby stać się źródłem błędów i stresu. Program do faktur ma reagować na sytuacje techniczne, zapisywać dokumenty, porządkować je i przekazywać do KSeF w odpowiednim momencie. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi śledzić komunikatów, analizować dostępności systemu ani pamiętać o dosyłaniu dokumentów. Całość odbywa się w jednym, spójnym środowisku.

Wsparcie przy integracji KSeF

Po uruchomieniu funkcji KSeF w faktura-online.pl wszyscy użytkownicy zostaną o tym wyraźnie poinformowani i otrzymają jasne wskazówki dotyczące dalszych kroków. Instrukcje integracji zostaną przygotowane w formie zrozumiałej także dla osób, które nie mają doświadczenia technicznego, tak aby cały proces był możliwie prosty i intuicyjny. Na każdym etapie wdrożenia użytkownicy mogą liczyć na realne wsparcie zespołu obsługi klienta, który pomaga w konfiguracji programu do faktur z KSeF, wyjaśnia wątpliwości i reaguje na bieżące pytania. Celem jest to, aby przejście na pracę z KSeF było spokojne. W razie potrzeby dostępny jest bezpośredni kontakt z obsługą, która prowadzi użytkownika przez proces krok po kroku.