Zgłoś sugestię
Proforma często jest zwana fakturą proformą, jednakże fakturą nie jest. Proforma jest dokumentem nieksięgowym, czyli nie wlicza się jej w sprzedaż i w rozliczenia z US, w tym również nie jest brana do pliku JPK. Proformę wystawia się jako przedpłatę i za towar lub usługę. Jest też rezerwacją towaru lub terminu wykonania usługi. Za dokument proformy nie ma obowiązku płatności, nie można też go windykować. Opłacona proforma zobowiązuje jednak do wystawienia na jej podstawie faktury zaliczkowej, faktury vat lub rachunku. I dopiero wystawiona faktura nakłada obowiązek rozliczenia księgowego.
Proformę najłatwiej wystawić w programie do wystawiania faktu i proform faktura-online.pl. Mimo, że jest to program, w którym wystawia się faktury to jest również dostępny druk proformy. Jako,że program jest online to dokument można wystawić w każdym miejscu, nie uzależniając się od jednego sprzętu czy lokalizacji. Ta opcja chwalona jest przez klientów, którzy pracują w terenie. Zaraz po zawarciu transakcji, zaakceptowaniu oferty można wystawić proformę. Druk proformy to czysty formularz, który należy wypełnić odpowiednimi danymi, wskazującymi za co wystawiony jest dokument i jakie zabezpieczenie klient wraz z nią otrzymuje.
Dokument proformy wystawia się podobnie jak fakturę. Dane, które należy umieścić to przede wszystkim numer proformy, nazwa, adres , NIP, numer konta bankowego sprzedającego jak również co najmniej nazwę i adres kupującego, czyli nabywcy. Jeżeli nabywcą jest firma to również powinien być umieszczony nr NIP. W przypadku błędu na proformie nie trzeba jej korygować fakturą korygującą. Dane poprawić na właściwe można na fakturze wystawionej do ów proformy. Na tym dokumencie należy wypisać sprzedawany towar lub usługę po określonej cenie i stawce vat. To ważna informacja przy rezerwacji towaru lub wykonania usługi. Warto też określić termin i sposób płatności oraz dodać informację dodatkową informującą klienta o ważności proformy i czasu rezerwacji towaru/usługi. Program do fakturowania faktura-online.pl udostępnia szablon proformy w dwóch opcjach, darmowej i abonamentowej. Wystawiając proformę w wersji bez abonamentu wystarczy wypełnić wszystkie niezbędne pola właściwymi danymi a następnie wydrukować przez kliknięcie „ wydrukuj pdf”.
Samo wypisanie proformy w programie faktura-online bez abonamentu jest wystarczające, jednakże, gdy proforma zostaje wypisana przy aktywnym abonamencie można ją zapisać do listy dokumentów tworząc tym samym archiwum proform. Wówczas można skontrolować kiedy proforma została wystawiona, wysłana oraz oznaczyć gdy zostanie opłacona. Przy aktywnym abonamencie system pamięta numeracje i nadaje kolejną. Program do fakturowania faktura-online.pl pozwala na wystawienie dokumentów bez limitu ilości. Posiada możliwość edycji oraz tworzenia dokumentu podobnego.